Datenschutzhinweise

BASIS Vinschgau Venosta, Kortscher Straße 97 / Via Corzes 97, 39028 Schlanders/Silandro, Italien

E-Mail: hoi@basis.space · Telefon: +39 376 2379910

Über einen persönlichen Link bitten wir Bands und Artists um die Angaben, die wir für ihren Auftritt brauchen:

• Kontakt: Name der Band oder des Projekts, Ansprechperson, E-Mail, Telefon
• Abrechnung: Firma, Anschrift, Steuernummer bzw. MwSt.-Nummer, Bankverbindung
• Reise und Unterkunft: Personenzahl, Wünsche zu Catering und Übernachtung, Ausweisdokumente für die gesetzliche Meldung von Übernachtungsgästen
• Technik: Rider, Bühnenanweisung und weitere technische Angaben
• Werbung und Presse: Kurzbiografie, Pressefotos, Links, Instagram-Name, Musikdateien
• Gage und Absprachen, wenn wir sie im Formular zur Bestätigung zeigen

Wir brauchen diese Angaben, um euren Auftritt vorzubereiten und durchzuführen (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Abrechnungsdaten verwenden wir auch für Buchhaltung und Steuer, Ausweisdaten für die Meldung der Übernachtungsgäste an die Behörden (rechtliche Pflicht, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Pressetexte, Fotos und Musik nutzen wir, um für eure Veranstaltung zu werben – auf unserer Website und in unseren Kanälen in sozialen Netzwerken, so wie wir es mit euch vereinbaren.

Ohne die nötigen Angaben können wir den Auftritt nicht organisieren; einzelne Felder sind freiwillig. Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.

Hochgeladene Dateien speichern wir verschlüsselt. Bankverbindung und Steuernummer zeigt das Formular beim erneuten Öffnen nur gekürzt. Ausweisdokumente werden 30 Tage nach der Veranstaltung automatisch gelöscht, Dateien aus nicht abgeschickten Formularen nach einem Tag.

Auf den reinen Infoseiten (z. B. Anfahrt oder Anleitungen im Haus) gebt ihr keine Daten ein. Beim Aufruf verarbeitet unser Server nur, was technisch nötig ist, um die Seite auszuliefern und vor Missbrauch zu schützen (siehe „Server-Protokolle“; berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wo ihr uns über eine Seite etwas mitteilen könnt, steht im nächsten Abschnitt.

Über manche Seiten könnt ihr uns ohne Anmeldung etwas mitteilen:

• Schaden melden (Türschild am Raum oder QR-Code an einem Gegenstand): eure Beschreibung, auf Wunsch ein Foto sowie Name und Kontakt für Rückfragen
• Reinigung erledigt (mit dem Code aus dem Reinigungsplan): auf Wunsch Name, Notiz und Foto
• Raumanfrage über einen Belegungslink: Name, E-Mail-Adresse, auf Wunsch Telefonnummer und Nachricht, dazu Raum, Tag und Uhrzeit

Wir verwenden diese Angaben, um den Schaden zu beheben, die Reinigung nachzuweisen und eure Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls zu buchen (berechtigtes Interesse am Betrieb des Hauses, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; bei Raumanfragen vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sehen können sie die Mitarbeitenden der BASIS, die Räume und Facility Management betreuen; eine Raumanfrage geht außerdem als Mitteilung an die Person, die für den Link zuständig ist. Fotos speichern wir verschlüsselt.

Gegen Missbrauch begrenzen wir, wie oft in einer Stunde gemeldet oder angefragt werden kann. Zu Schadensmeldungen und Raumanfragen speichern wir dafür einen Abdruck eurer IP-Adresse – mit einem geheimen Schlüssel und dem Tagesdatum verrechnet, sodass sich die Adresse daraus nicht zurückgewinnen lässt und Einträge verschiedener Tage nicht zusammenpassen.

Raumanfragen löschen wir 12 Monate nach Eingang. Für Schadensmeldungen und erledigte Reinigungen gibt es keine automatische Löschfrist: Sie bleiben als Nachweis im Werkzeug, bis wir sie von Hand löschen. Name, Kontakt oder Foto löschen wir auf Wunsch früher – schreibt uns an hoi@basis.space.

Manche Infoseiten zeigen eine Karte. Sie wird erst geladen, wenn ihr auf „Karte anzeigen“ klickt. Erst dann verbindet sich euer Browser mit Google; Google (Google Ireland Limited, Irland, und Google LLC, USA) erhält dabei unter anderem eure IP-Adresse und die aufgerufene Adresse und kann Cookies setzen. Rechtsgrundlage ist eure Einwilligung durch den Klick (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihr könnt sie jederzeit widerrufen, indem ihr die Karte nicht mehr ladet – nach dem Neuladen der Seite ist sie wieder aus.

„Route planen“ öffnet Google Maps in einem neuen Fenster; dort gelten die Datenschutzhinweise von Google.

Die Anmeldung ist unserem Team vorbehalten. Wir verarbeiten E-Mail-Adresse und Passwort (nur als Hash gespeichert) und halten jede Anmeldung und jeden Fehlversuch mit E-Mail-Adresse, IP-Adresse und Zeitpunkt fest, um das Erraten von Passwörtern zu bremsen. Diese Einträge löschen wir nach 90 Tagen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Partnerorganisationen gemeinsamer Förderprojekte erhalten einen eigenen Zugang mit Link und Code. Dort bearbeiten sie Angaben zu ihrer Organisation, zu Kosten, Terminen und Ansprechpersonen im Projekt (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Angemeldete Personen können Mitteilungen auf ihr Gerät erlauben (Web-Push); zugestellt werden sie über den Push-Dienst ihres Browsers (z. B. Google, Apple, Mozilla).

Formular, Infoseiten und diese Seite setzen keine Cookies und verwenden keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge. Cookies gibt es nur, wo sie technisch nötig sind:

• basis_session – hält die Anmeldung des Teams, 14 Tage
• basis_leiste – merkt sich im internen Bereich, ob die Seitenleiste auf- oder zugeklappt ist, 1 Jahr
• basis_mitarbeit – hält die Anmeldung im Partnerzugang, höchstens 7 Tage, nur unter /mitarbeit
• basis_mitarbeit_sprache – merkt sich dort die gewählte Sprache, 1 Jahr

Nach dem Laden einer Google-Karte kann Google eigene Cookies setzen (siehe oben).

Unser Webserver protokolliert jeden Aufruf mit IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufener Adresse, Browser-Kennung und Antwort des Servers. Persönliche Links (etwa zum Formular) und Cookies werden dabei unkenntlich gemacht. Ab 10 MB beginnt eine neue Datei; wir halten höchstens fünf ältere Dateien und keine länger als 90 Tage. Fehlermeldungen der Anwendung sind auf 3 × 10 MB je Dienst begrenzt und werden danach überschrieben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Betrieb und Sicherheit).

Unser Team nutzt im Werkzeug Funktionen mit künstlicher Intelligenz (KI), vor allem die Sprachmodelle Claude von Anthropic. Sie helfen beim Planen, Nachschlagen, Formulieren und in der Buchhaltung. Je nach Aufgabe können dabei auch eure Angaben verarbeitet werden:

• Assistent für das Team: beantwortet Fragen zu Veranstaltungen, Aufgaben und Terminen. Dafür kann das Modell Planungsangaben sehen, etwa Band- oder Artistname, Ansprechperson und Kontaktdaten, Zeiten, Unterkunft, Hinweise zum Catering und Einsätze von Freiwilligen.
• Buchhaltung und Controlling: Die KI liest Rechnungen, Belege, Bankbewegungen und die Mails des Verwaltungspostfachs (die Umstellung auf ein eigenes Postfach nur für Rechnungen läuft), um Fragen zu offenen Posten und Abrechnungen zu beantworten. Mails mit Gesundheitsbezug liest die KI nicht.
• Texte: Entwürfe für Beiträge in sozialen Netzwerken, Pressetexte, Projektbeschreibungen und Berichte. Dabei können Namen, Kurzbiografien, Pressetexte und Pressefotos von Artists sowie Angaben zu Projektpartnern einfließen.
• Projekte und Förderungen: Auswertung von Antragsunterlagen und Ausschreibungen. Diese können Namen und Angaben von Ansprechpersonen unserer Partner enthalten.
• Öffentliche Quellen: Die KI ordnet öffentliche Presseartikel und Förderaufrufe ein und liest die öffentliche Website von Organisationen, die wir zu Förderungen beraten.
• Sprache: Gesprochene Fragen des Teams wandelt Deepgram in Text um (Verarbeitung in der EU); Antworten kann ein Sprachdienst vorlesen.

Wir setzen die KI ein, um unser Haus mit wenigen Leuten gut zu organisieren (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die KI trifft keine Entscheidungen über euch: Sie macht Vorschläge und Entwürfe, über die Menschen aus unserem Team entscheiden. Wir verwenden sie nicht, um Personen zu bewerten. KI-Entwürfe für Veröffentlichungen soll eine Person aus dem Team vor dem Erscheinen prüfen und freigeben; eine verpflichtende, protokollierte Freigabe bauen wir derzeit ins Werkzeug ein.

Bisher gehen die Anfragen an Anthropic in den USA (Vertragspartner ist Anthropic Ireland, Limited). Anthropic verwendet die Daten nicht zum Training und löscht sie in der Regel nach spätestens 30 Tagen; Inhalte, die gegen die Nutzungsregeln von Anthropic verstoßen, kann Anthropic länger aufbewahren. Wir stellen derzeit alle Funktionen, die Personendaten verarbeiten, auf Amazon Web Services um (AWS Bedrock, Region Frankfurt): Dort werden die Anfragen nur in Rechenzentren in der EU verarbeitet, und Anthropic erhält sie nicht. Bei Anthropic bleiben dann nur Funktionen, die mit öffentlichen oder zur Veröffentlichung bestimmten Texten oder ganz ohne Personendaten arbeiten, etwa das Einordnen öffentlicher Presseartikel und Förderaufrufe oder die Steuerung von Licht und Visuals.

Bevor ein Text an die KI geht, entfernt das Werkzeug nach festen Mustern Bankverbindungen, Steuernummern (Codice fiscale), Telefonnummern, private Mailadressen, Geburtsdaten und Gesundheitsangaben wie Allergien; im Einzelfall kann der Filter etwas übersehen. Bilder und PDF-Dokumente, etwa eine eingescannte Rechnung, kann dieser Filter nicht lesen; sie gehen unverändert an die KI. Ausweisdokumente aus dem Formular gibt das Werkzeug nicht an die KI weiter. Beim Lesen einer Eingangsrechnung prüft das Werkzeug die Bankverbindung ohne KI gegen die hinterlegte des Lieferanten, und die Websuche des Assistenten ist abgeschaltet, damit keine Suchanfragen mit Namen an Suchdienste gehen.

Ihr könnt der Verarbeitung eurer Angaben mit KI jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO) – eine kurze Nachricht an hoi@basis.space genügt. Wir nehmen eure Angaben dann aus den KI-Funktionen heraus; wo das technisch nicht vollständig geht, sagen wir euch, was bleibt.

Eure Angaben sehen die Mitarbeitenden der BASIS, die Zugang zur Veranstaltungsplanung haben. Außerdem setzen wir Dienstleister ein, die in unserem Auftrag verarbeiten:

• netcup GmbH (Deutschland): Server, auf dem das Werkzeug und seine Daten liegen, samt täglicher Sicherung (14 Tage aufbewahrt)
• Odoo S.A. (Belgien): Buchhaltung, Rechnungen und Buchungen – dorthin gehen die Abrechnungsdaten
• Google Ireland Limited (Irland): E-Mail, Kalender und Ablage (Google Workspace), z. B. der Versand des Formular-Links; über Google liest die Buchhaltungs-KI auch das Verwaltungspostfach (künftig ein eigenes Postfach für Rechnungen)
• Anthropic Ireland, Limited (Irland) mit Anthropic PBC (USA): KI-Modelle Claude (siehe „KI-Funktionen im Werkzeug“)
• Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg): KI-Modelle über AWS Bedrock mit Verarbeitung in der EU – Umstellung läuft
• Deepgram (USA, Verarbeitung über den EU-Standort): Spracheingabe unseres Teams
• Cartesia, ElevenLabs oder Inworld (USA): Sprachausgabe des Assistenten – nur der Dienst, den wir jeweils eingestellt haben
• Meta Platforms Ireland Limited (Irland): Veröffentlichung unserer Beiträge auf Facebook und Instagram sowie Nachrichten an Gäste über WhatsApp, wo wir das eingerichtet haben
• Netlify (USA): Betrieb unserer Projekt-Websites – dorthin gehen nur Texte und Bilder, die wir veröffentlichen
• Cloudflare (USA): Verbindungsdienst für die Fernbedienung der Licht- und Bildtechnik im Haus; dabei verarbeitet Cloudflare die IP-Adressen der Geräte unseres Teams

Behörden erhalten Daten nur, wo das Gesetz es verlangt (z. B. Meldung von Übernachtungsgästen, Steuer).

Übermittlungen in die USA stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger danach zertifiziert ist (etwa Google LLC, Amazon und ElevenLabs), sonst auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Anthropic, Deepgram und Cartesia sind nicht nach dem Data Privacy Framework zertifiziert; für sie gelten die Standardvertragsklauseln aus ihren Verträgen.

Wir speichern eure Angaben, solange wir sie für Planung, Durchführung und Abrechnung der Veranstaltung brauchen. Buchhaltungs- und steuerrelevante Unterlagen bewahren wir so lange auf, wie das Gesetz es verlangt (in Italien in der Regel 10 Jahre). Feste Fristen im Werkzeug:

• Ausweisdokumente: 30 Tage nach der Veranstaltung
• Hochgeladene, aber nicht abgeschickte Dateien: 1 Tag
• Raumanfragen über einen Belegungslink: 12 Monate nach Eingang
• Anmeldeprotokoll: 90 Tage
• Sicherungskopien: 14 Tage
• Gespräche mit dem KI-Assistenten: 90 Tage nach der letzten Aktivität
• Aufträge der Buchhaltungs-KI (Werkbank): 30 Tage

Ihr habt das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit und auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 15–21 DSGVO). Eine Einwilligung könnt ihr jederzeit für die Zukunft widerrufen. Schreibt uns dazu einfach an hoi@basis.space.

Ihr könnt euch außerdem bei einer Datenschutzbehörde beschweren, in Italien beim Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).