Informativa sulla privacy

BASIS Vinschgau Venosta, Via Corzes 97 / Kortscher Straße 97, 39028 Silandro/Schlanders, Italia

E-mail: hoi@basis.space · Telefono: +39 376 2379910

Tramite un link personale chiediamo a band e artisti le informazioni di cui abbiamo bisogno per il loro concerto:

• Contatti: nome della band o del progetto, referente, e-mail, telefono
• Fatturazione: ragione sociale, indirizzo, codice fiscale o partita IVA, coordinate bancarie
• Viaggio e alloggio: numero di persone, richieste per catering e pernottamento, documenti d'identità per la comunicazione obbligatoria degli ospiti alloggiati
• Tecnica: rider, indicazioni per il palco e altre informazioni tecniche
• Promozione e stampa: breve biografia, foto stampa, link, nome Instagram, file musicali
• Compenso e accordi, se ve li mostriamo nel modulo per la conferma

Ci servono queste informazioni per preparare e realizzare il vostro concerto (contratto o misure precontrattuali, art. 6, par. 1, lett. b GDPR). Usiamo i dati di fatturazione anche per la contabilità e il fisco, i dati dei documenti d'identità per la comunicazione degli ospiti alloggiati alle autorità (obbligo di legge, art. 6, par. 1, lett. c GDPR). Testi stampa, foto e musica ci servono per promuovere il vostro evento – sul nostro sito e sui nostri canali social, come concordato con voi.

Senza le informazioni necessarie non possiamo organizzare il concerto; alcuni campi sono facoltativi. Non avviene alcun processo decisionale automatizzato.

I file caricati vengono salvati in forma cifrata. Quando riaprite il modulo, coordinate bancarie e codice fiscale sono mostrati solo in forma abbreviata. I documenti d'identità vengono cancellati automaticamente 30 giorni dopo l'evento, i file di moduli non inviati dopo un giorno.

Nelle pagine puramente informative (ad es. come arrivare o istruzioni per gli impianti) non inserite alcun dato. Quando le aprite, il nostro server tratta solo ciò che è tecnicamente necessario per mostrare la pagina e proteggerla da abusi (vedi «Log del server»; legittimo interesse, art. 6, par. 1, lett. f GDPR). Le pagine tramite cui potete comunicarci qualcosa sono descritte nella sezione seguente.

Tramite alcune pagine potete comunicarci qualcosa senza effettuare l’accesso:

• Segnalare un guasto (cartello sulla porta della sala o QR code su un oggetto): la vostra descrizione e, se volete, una foto, il nome e un contatto per eventuali domande
• Pulizia eseguita (con il codice del piano di pulizia): se volete, nome, nota e foto
• Richiesta di uno spazio tramite un link di disponibilità: nome, indirizzo e-mail, se volete numero di telefono e messaggio, oltre a sala, giorno e orario

Usiamo questi dati per riparare il guasto, documentare la pulizia, rispondere alla vostra richiesta ed eventualmente prenotare (legittimo interesse alla gestione della casa, art. 6, par. 1, lett. f GDPR; per le richieste di spazi misure precontrattuali, art. 6, par. 1, lett. b GDPR). Possono vederli i collaboratori della BASIS che si occupano degli spazi e del facility management; una richiesta di spazio arriva inoltre come notifica alla persona responsabile del link. Le foto sono salvate in forma cifrata.

Per evitare abusi limitiamo quante segnalazioni o richieste si possono inviare in un’ora. Per le segnalazioni di guasti e le richieste di spazi salviamo a questo scopo un’impronta del vostro indirizzo IP, calcolata con una chiave segreta e la data del giorno, in modo che non sia possibile risalire all’indirizzo e che le voci di giorni diversi non siano collegabili.

Cancelliamo le richieste di spazi 12 mesi dopo la ricezione. Per le segnalazioni di guasti e le pulizie eseguite non esiste un termine di cancellazione automatica: restano nello strumento come documentazione finché non le cancelliamo manualmente. Su richiesta cancelliamo prima nome, contatto o foto: scriveteci a hoi@basis.space.

Alcune pagine informative mostrano una mappa, che viene caricata solo quando cliccate su «Mostra mappa». Solo allora il vostro browser si collega a Google; Google (Google Ireland Limited, Irlanda, e Google LLC, USA) riceve tra l'altro il vostro indirizzo IP e l'indirizzo richiesto e può impostare cookie. La base giuridica è il vostro consenso espresso con il clic (art. 6, par. 1, lett. a GDPR). Potete revocarlo in qualsiasi momento non caricando più la mappa: ricaricando la pagina, la mappa è di nuovo disattivata.

«Calcola percorso» apre Google Maps in una nuova finestra; lì si applica l'informativa privacy di Google.

L'accesso è riservato al nostro team. Trattiamo indirizzo e-mail e password (salvata solo come hash) e registriamo ogni accesso e ogni tentativo fallito con indirizzo e-mail, indirizzo IP e ora, per frenare i tentativi di indovinare le password. Cancelliamo queste voci dopo 90 giorni (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).

Le organizzazioni partner di progetti finanziati in comune ricevono un accesso proprio tramite link e codice. Lì inseriscono informazioni sulla loro organizzazione, su costi, scadenze e referenti del progetto (art. 6, par. 1, lett. b e f GDPR).

Le persone che hanno effettuato l'accesso possono consentire le notifiche sul proprio dispositivo (web push), recapitate tramite il servizio push del browser (ad es. Google, Apple, Mozilla).

Il modulo, le pagine informative e questa pagina non impostano cookie e non usano strumenti di analisi o tracciamento. I cookie vengono usati solo dove sono tecnicamente necessari:

• basis_session – mantiene l'accesso del team, 14 giorni
• basis_leiste – ricorda nell'area interna se la barra laterale è aperta o chiusa, 1 anno
• basis_mitarbeit – mantiene l'accesso nell'area partner, al massimo 7 giorni, solo sotto /mitarbeit
• basis_mitarbeit_sprache – ricorda lì la lingua scelta, 1 anno

Dopo il caricamento di una mappa di Google, Google può impostare cookie propri (vedi sopra).

Il nostro server web registra ogni richiesta con indirizzo IP, ora, indirizzo richiesto, identificativo del browser e risposta del server. I link personali (ad es. al modulo) e i cookie vengono resi illeggibili. Oltre i 10 MB si passa a un nuovo file; conserviamo al massimo cinque file precedenti e nessuno oltre 90 giorni. I messaggi di errore dell'applicazione sono limitati a 3 × 10 MB per servizio e poi sovrascritti (art. 6, par. 1, lett. f GDPR: funzionamento e sicurezza).

Il nostro team utilizza nello strumento funzioni di intelligenza artificiale (IA), in particolare i modelli linguistici Claude di Anthropic. Ci aiutano a pianificare, cercare informazioni, scrivere testi e nella contabilità. A seconda del compito possono essere trattati anche i vostri dati:

• Assistente per il team: risponde a domande su eventi, attività e appuntamenti. A questo scopo il modello può vedere informazioni di pianificazione, ad es. nome della band o dell'artista, referente e contatti, orari, alloggio, indicazioni per il catering e i turni dei volontari.
• Contabilità e controllo di gestione: l'IA legge fatture, documenti contabili, movimenti bancari e le e-mail della casella amministrativa (è in corso il passaggio a una casella dedicata solo alle fatture), per rispondere a domande su partite aperte e rendicontazioni. L'IA non legge e-mail che riguardano la salute.
• Testi: bozze di post per i social network, comunicati stampa, descrizioni di progetti e relazioni. Possono confluirvi nomi, brevi biografie, testi e foto stampa degli artisti e informazioni sui partner di progetto.
• Progetti e finanziamenti: analisi di documenti di domanda e di bandi, che possono contenere nomi e dati dei referenti dei nostri partner.
• Fonti pubbliche: l'IA classifica articoli di stampa e bandi pubblici e legge il sito pubblico di organizzazioni che assistiamo nella ricerca di finanziamenti.
• Voce: Deepgram trascrive le domande pronunciate a voce dal team (trattamento nell'UE); un servizio vocale può leggere ad alta voce le risposte.

Usiamo l'IA per organizzare bene la nostra casa con poche persone (legittimo interesse, art. 6, par. 1, lett. f GDPR). L'IA non prende decisioni su di voi: propone e prepara bozze, ma decidono le persone del nostro team. Non la usiamo per valutare persone. Le bozze dell'IA destinate alla pubblicazione devono essere controllate e approvate da una persona del team prima dell'uscita; stiamo integrando nello strumento un'approvazione obbligatoria e registrata.

Finora le richieste vengono inviate ad Anthropic negli USA (controparte contrattuale è Anthropic Ireland, Limited). Anthropic non usa i dati per l'addestramento e di norma li cancella entro 30 giorni; i contenuti che violano le regole d'uso di Anthropic possono essere conservati più a lungo. Stiamo trasferendo tutte le funzioni che trattano dati personali su Amazon Web Services (AWS Bedrock, regione Francoforte): lì le richieste vengono elaborate solo in data center nell'UE e Anthropic non le riceve. Presso Anthropic resteranno solo funzioni che lavorano con testi pubblici o destinati alla pubblicazione oppure senza dati personali, ad esempio la classificazione di articoli di stampa e bandi pubblici o il controllo di luci e visual.

Prima che un testo arrivi all'IA, lo strumento rimuove secondo schemi fissi coordinate bancarie, codici fiscali, numeri di telefono, indirizzi e-mail privati, date di nascita e dati sanitari come le allergie; in singoli casi il filtro può non riconoscere qualcosa. Immagini e documenti PDF, ad esempio una fattura scansionata, non possono essere letti da questo filtro e arrivano all'IA così come sono. Lo strumento non trasmette all'IA i documenti d'identità del modulo. Quando legge una fattura passiva, lo strumento verifica le coordinate bancarie senza IA confrontandole con quelle registrate del fornitore, e la ricerca web dell'assistente è disattivata, affinché nessuna ricerca contenente nomi arrivi ai motori di ricerca.

Potete opporvi in qualsiasi momento al trattamento dei vostri dati con l'IA (art. 21 GDPR): basta un breve messaggio a hoi@basis.space. In tal caso escludiamo i vostri dati dalle funzioni di IA; dove ciò non è tecnicamente possibile del tutto, vi diciamo che cosa resta.

I vostri dati sono visibili ai collaboratori della BASIS che hanno accesso alla pianificazione degli eventi. Ci avvaliamo inoltre di fornitori che li trattano per nostro conto:

• netcup GmbH (Germania): server su cui si trovano lo strumento e i suoi dati, con backup giornaliero (conservato 14 giorni)
• Odoo S.A. (Belgio): contabilità, fatture e prenotazioni – qui confluiscono i dati di fatturazione
• Google Ireland Limited (Irlanda): e-mail, calendario e archivio (Google Workspace), ad es. l'invio del link al modulo; tramite Google l'IA della contabilità legge anche la casella amministrativa (in futuro una casella dedicata alle fatture)
• Anthropic Ireland, Limited (Irlanda) con Anthropic PBC (USA): modelli di IA Claude (vedi «Funzioni di intelligenza artificiale nello strumento»)
• Amazon Web Services EMEA SARL (Lussemburgo): modelli di IA tramite AWS Bedrock con trattamento nell'UE – passaggio in corso
• Deepgram (USA, trattamento tramite la sede UE): input vocale del nostro team
• Cartesia, ElevenLabs o Inworld (USA): lettura vocale delle risposte dell'assistente – solo il servizio che abbiamo impostato
• Meta Platforms Ireland Limited (Irlanda): pubblicazione dei nostri post su Facebook e Instagram e messaggi agli ospiti tramite WhatsApp, dove lo abbiamo configurato
• Netlify (USA): gestione dei nostri siti di progetto – lì arrivano solo testi e immagini che pubblichiamo
• Cloudflare (USA): servizio di connessione per il telecomando degli impianti luci e video della casa; Cloudflare tratta gli indirizzi IP dei dispositivi del nostro team

Le autorità ricevono dati solo quando lo prevede la legge (ad es. comunicazione degli ospiti alloggiati, fisco).

I trasferimenti verso gli USA si basano sull'EU-US Data Privacy Framework, se il destinatario è certificato (ad es. Google LLC, Amazon ed ElevenLabs), altrimenti sulle clausole contrattuali standard della Commissione europea. Anthropic, Deepgram e Cartesia non sono certificati secondo il Data Privacy Framework; per loro valgono le clausole contrattuali standard dei rispettivi contratti.

Conserviamo i vostri dati per il tempo necessario alla pianificazione, alla realizzazione e alla contabilizzazione dell'evento. I documenti rilevanti ai fini contabili e fiscali sono conservati per il periodo previsto dalla legge (in Italia di norma 10 anni). Termini fissi nello strumento:

• Documenti d'identità: 30 giorni dopo l'evento
• File caricati ma non inviati: 1 giorno
• Richieste di spazi tramite link di disponibilità: 12 mesi dopo la ricezione
• Registro degli accessi: 90 giorni
• Copie di backup: 14 giorni
• Conversazioni con l'assistente IA: 90 giorni dopo l'ultima attività
• Incarichi dell'IA contabile (banco di lavoro): 30 giorni

Avete il diritto di accesso, rettifica, cancellazione e limitazione del trattamento, alla portabilità dei dati e di opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse (artt. 15–21 GDPR). Potete revocare un consenso in qualsiasi momento con effetto per il futuro. Basta scriverci a hoi@basis.space.

Potete inoltre proporre reclamo a un'autorità di controllo, in Italia al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).